Tilitoimiston vaihtaminen on helpompaa kuin luulet. Näin vaihto onnistuu
Oletko miettinyt tilitoimiston vaihtamista, mutta lykännyt päätöstä, koska pelkäät siitä aiheutuvaa vaivaa? Et ole ainoa. Moni yrittäjä jatkaa tutun tilitoimiston asiakkaana, vaikka palvelu ei enää vastaisi yrityksen tarpeita. Syynä ei välttämättä ole tyytyväisyys, vaan ajatus siitä, että kirjanpitäjän vaihtaminen olisi monimutkainen ja työläs prosessi.
Hyvä uutinen on, että tilitoimiston vaihtaminen on yleensä huomattavasti helpompaa kuin kuvitellaan. Sinun ei tarvitse itse siirtää kaikkia kirjanpitotietoja tai opetella taloushallinnon järjestelmien toimintaa. Uusi tilitoimisto voi auttaa käytännön järjestelyissä ja huolehtia siitä, että tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä hallitusti.
Ja mikä parasta, tilitoimistoa voi vaihtaa myös kesken tilikauden.
Milloin tilitoimiston vaihtamista kannattaa harkita?
Kirjanpitäjän vaihtamisen taustalla ei tarvitse olla suurta ongelmaa. Joskus yritys vain kasvaa tai muuttuu, eikä nykyinen palvelu enää vastaa sen tarpeita.
Ehkä tunnistat jonkin seuraavista tilanteista:
Kirjanpito valmistuu, mutta et oikein tiedä, miten yritykselläsi taloudellisesti menee.
Saat raportteja, mutta kukaan ei käy kanssasi läpi, mitä luvut tarkoittavat.
Kirjanpitäjää on vaikea tavoittaa silloin, kun tarvitsisit neuvoja.
Saat vastauksia kysymyksiisi, mutta kaipaisit myös ennakoivaa neuvontaa.
Taloushallintoon kuluu edelleen turhan paljon omaa aikaasi.
Yrityksesi on kasvanut ja tarvitset enemmän tukea esimerkiksi kassavirran, kannattavuuden tai verotuksen suunnitteluun.
Hyvän tilitoimiston tehtävä ei ole ainoastaan huolehtia siitä, että kirjanpito ja viranomaisilmoitukset tulevat tehdyiksi ajallaan. Sen pitäisi myös auttaa yrittäjää ymmärtämään, mitä yrityksen taloudessa tapahtuu.
Jos nykyinen yhteistyö ei tunnu tukevan liiketoimintaasi, vaihtoehtoja kannattaa ainakin kartoittaa.
Näin tilitoimiston vaihtaminen DigiLickille tapahtuu
Tilitoimiston vaihtaminen ei tarkoita sitä, että kaikki pitäisi aloittaa alusta. Aiemmat kirjanpitotiedot säilyvät, ja vaihdon tavoitteena on varmistaa, että taloushallinto jatkuu mahdollisimman sujuvasti.
DigiLickillä autamme sinua vaihtoprosessin jokaisessa vaiheessa.
1. Aloitetaan keskustelulla – ilman sitoumuksia
Ensimmäiseksi tutustumme yritykseesi ja sen nykyiseen taloushallintoon.
Keskustelemme esimerkiksi siitä, millaista liiketoimintaa harjoitat, mitä palveluita tarvitset ja miten nykyinen kirjanpitosi on järjestetty.
Samalla haluamme kuulla, mikä nykyisessä palvelussa toimii ja mitä toivoisit uudelta tilitoimistolta. Näiden tietojen perusteella voimme suunnitella yrityksellesi sopivan palvelukokonaisuuden ja antaa tarjouksen.
Sinun ei siis tarvitse irtisanoa nykyistä tilitoimistoasi ennen kuin olet selvittänyt vaihtoehdot.
2. Sovitaan vaihdon aikataulusta ja työnjaosta
Kun päätät vaihtaa DigiLickille, sovimme yhdessä ajankohdan, jolloin siirrymme hoitamaan kirjanpitoasi. Tarkistamme samalla nykyisen tilitoimistosopimuksesi irtisanomisehdot ja sovimme, kumpi tilitoimisto vastaa mistäkin ajanjaksosta ja keskeneräisistä tehtävistä.
Esimerkiksi arvonlisäveroilmoitusten, palkanlaskennan ja tilinpäätöksen vastuut on tärkeää sopia selkeästi.
3. Autamme kirjanpitoaineiston ja tarvittavien tietojen siirtämisessä
Tämä on usein vaihe, jota yrittäjät etukäteen jännittävät eniten.
Miten kaikki tositteet, raportit, tilinpäätökset ja muu kirjanpitoaineisto saadaan uuteen tilitoimistoon? Kun annat meille luvan, voimme olla yhteydessä aiempaan tilitoimistoosi ja sopia tarvittavien aineistojen luovutuksesta.
Siirrettäviä tietoja voivat olla esimerkiksi:
Viimeisin tilinpäätös ja tase-erittelyt
Kuluvan tilikauden kirjanpito ja tarvittavat raportit
Avoimet myynti- ja ostolaskut
Palkkahallinnon tiedot, jos hoidamme myös palkanlaskennan
Muut kirjanpidon jatkamisen kannalta tarpeelliset tiedot
Tarkka aineisto riippuu yrityksestäsi, käytössä olevista ohjelmistoista ja siitä, missä vaiheessa tilikautta vaihto tehdään. Huolehdimme yhdessä siitä, että siirto suunnitellaan etukäteen ja tarvittavat tiedot ovat käytettävissä, kun uusi yhteistyö alkaa.
4. Hoidetaan valtuutukset ja otetaan taloushallinto käyttöön
Tilitoimiston vaihtamiseen kuuluu myös tarvittavien käyttöoikeuksien ja valtuutusten järjestäminen.
Esimerkiksi veroasioiden hoitamista varten yrityksen tulee antaa uudelle tilitoimistolle tarvittavat Suomi.fi-valtuudet.
Opastamme sinua valtuutusten tekemisessä ja huolehdimme siitä, että taloushallinnon käytännöt tulevat tutuiksi.
DigiLick käyttää sähköisessä taloushallinnossa Fennoaa, jonka avulla esimerkiksi ostolaskuja, tositteita, kirjanpitoa ja talouden raportointia voidaan hoitaa sähköisesti.
Jos Fennoa ei ole sinulle ennestään tuttu, saat meiltä kattavan käyttöönottokoulutuksen, jossa opastamme ohjelman käytön vaihe vaiheelta. Et myöskään jää ohjelman kanssa yksin koulutuksen jälkeen. Autamme aina, kun Fennoan käyttöön liittyy kysymyksiä tai tarvitset neuvoja arjen tilanteissa. Käyttöönottokoulutus ja jatkuva käyttötuki sisältyvät palvelumme hintaan ilman erillisiä lisäkuluja. Sinun ei tarvitse olla taloushallinnon asiantuntija. Se on meidän työtämme.
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä voi.
Yksi yleisimmistä tilitoimiston vaihtamiseen liittyvistä väärinkäsityksistä on, että kirjanpitäjää voisi vaihtaa vain vuoden vaihtuessa tai tilinpäätöksen valmistuttua. Näin ei ole.
Tilitoimiston voi vaihtaa kesken kalenterivuoden tai tilikauden, kunhan tarvittavat aineistot saadaan siirrettyä ja vastuut sovitaan selkeästi.
Tärkeintä on suunnitella siirtymä järkevästi ja huomioida nykyisen sopimuksen irtisanomisaika.
Jos nykyinen tilitoimisto ei enää vastaa yrityksesi tarpeita, pelkkää tilikauden vaihdetta ei tarvitse odottaa.
Pitääkö minun itse irtisanoa vanha tilitoimisto?
Nykyisen tilitoimiston irtisanominen tehdään voimassa olevan palvelusopimuksen mukaisesti.
Usein yrittäjä hoitaa itse irtisanomisilmoituksen, mutta autamme tarvittaessa aikataulun suunnittelussa ja siinä, mitä vanhan tilitoimiston kanssa pitää sopia.
Sinun ei myöskään tarvitse itse koordinoida kaikkia kirjanpidon teknisiä yksityiskohtia. Valtuutuksellasi voimme sopia aiemman tilitoimiston kanssa tietojen luovutuksesta ja käytännön siirtymästä.
Tavoitteemme on tehdä vaihtamisesta sinulle mahdollisimman vaivatonta.
Vaihtuuko myös kirjanpito-ohjelma?
Se riippuu siitä, mitä ohjelmistoa yrityksesi tällä hetkellä käyttää ja millainen taloushallinnon kokonaisuus yrityksellesi sopii.
DigiLick käyttää Fennoaa, jossa monet kirjanpidon ja taloushallinnon rutiinit voidaan hoitaa sähköisesti.
Jos käytössäsi on jo Fennoa asia on sillä selvä. Jos käytössäsi on jokin toinen ohjelma, suunnittelemme tarvittavien kirjanpitotietojen siirtämisen ja uuden järjestelmän käyttöönoton.
Maksaako tilitoimiston vaihtaminen?
Tilitoimiston vaihdosta mahdollisesti aiheutuvat kustannukset riippuvat esimerkiksi nykyisestä sopimuksesta, aineiston laajuudesta, käytössä olevista ohjelmistoista ja tarvittavista siirtotöistä.
Hyvin usein siirtymä on yksinkertainen. Toisinaan esimerkiksi laaja kirjanpitoaineisto, palkanlaskennan siirto tai ohjelmiston vaihtaminen vaatii enemmän valmistelua meidän puolelta.
DigiLickillä käymme tarvittavat työt ja mahdolliset kustannukset kanssasi läpi etukäteen.
Näin tiedät, mitä vaihto tarkoittaa juuri sinun yrityksellesi.
Mitä hyötyä tilitoimiston vaihtamisesta voi olla?
Tilitoimiston vaihtaminen on hyvä hetki tarkastella koko taloushallintoa uudesta näkökulmasta.
Onko kaikki tarpeellinen automatisoitu? Saatko riittävän ajantasaista tietoa? Tiedätkö, mitkä tuotteet, palvelut tai projektit ovat yrityksellesi kannattavimpia?
DigiLickillä ajattelemme, että kirjanpidon ei pitäisi olla vain menneiden tapahtumien kirjaamista.
Sen pitäisi auttaa myös tulevien päätösten tekemisessä.
Kun tunnemme yrityksesi liiketoiminnan, voimme keskustella kanssasi esimerkiksi kassavirran ennakoinnista, verosuunnittelusta, investoinneista, kannattavuudesta ja yrityksen kasvusta.
Jos olet tähän asti saanut kirjanpitäjältäsi lähinnä kuukausiraportin, uudenlainen yhteistyö voi tuoda taloushallintoon aivan uuden näkökulman.
Usein kysyttyä tilitoimiston vaihtamisesta
Kuinka kauan tilitoimiston vaihtaminen kestää?
Vaihdon kesto riippuu nykyisen sopimuksen irtisanomisajasta, kirjanpitoaineiston saatavuudesta ja mahdollisista ohjelmistomuutoksista. Yksinkertainen siirtymä voidaan järjestää nopeastikin, mutta tarkempi aikataulu sovitaan aina yrityskohtaisesti.
Voinko vaihtaa tilitoimistoa, vaikka nykyinen kirjanpitoni ei olisi ajan tasalla?
Kyllä. Tällöin selvitämme ensin, mitä aineistoja puuttuu ja mitä mahdollisia korjaustöitä tarvitaan. Mahdolliset lisätyöt ja vastuut sovitaan erikseen.
Pitääkö minun käydä DigiLickin toimistolla Helsingissä?
Ei tarvitse. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa yhteistyön eri puolilla Suomea. Tapaamiset voidaan järjestää etänä, mutta olet myös tervetullut toimistollemme Helsinkiin.
Harkitsetko tilitoimiston vaihtamista? Aloitetaan keskustelulla.
Joskus tilitoimiston vaihtamisen vaikein vaihe on ensimmäisen yhteydenotto.
Sinun ei kuitenkaan tarvitse tietää etukäteen, mitä kaikkea vaihtamiseen kuuluu. Riittää, että kerrot meille yrityksestäsi ja siitä, mitä toivoisit taloushallinnoltasi.
Me autamme selvittämään, miten vaihto kannattaa toteuttaa.
DigiLick Oy on Helsingissä toimiva tilitoimisto ja taloushallinnon kumppani, joka palvelee yrityksiä ympäri Suomen. Yhdistämme pitkän kirjanpitokokemuksen, sähköisen taloushallinnon sekä käytännönläheisen talousneuvonnan.
Varaa maksuton alkukeskustelu. Katsotaan yhdessä, voisiko yrityksesi taloushallinto toimia nykyistä paremmin – ja miten helposti tilitoimiston vaihtaminen onnistuisi.
