Miksi rakennusyritykseni kassassa ei ole rahaa, vaikka töitä riittää?

"Meillä on kalenteri täynnä töitä. Laskuja lähtee asiakkaille jatkuvasti. Silti tilillä ei tunnu olevan koskaan tarpeeksi rahaa." 

Kuulostaako tutulta?

Tämä on yksi yleisimmistä syistä, miksi rakennusalan yrittäjä ottaa yhteyttä asiantuntijaan. Yrityksellä voi olla kuukausiksi eteenpäin sovittuja urakoita, työntekijät tekevät täyttä päivää ja puhelin soi jatkuvasti. Silti pankkitilin saldo näyttää huolestuttavan pieneltä. Usein ongelma ei ole työn määrä. Ongelma on kassavirta. Ja juuri siinä moni rakennusyritys menettää kannattavuuttaan huomaamattaan.

Rakennusyrityksen kassavirran hallinta alkaa työmaalta

Tässä blogijutussa käydään seuraavat asiat läpi:

Työtä voi olla paljon – mutta rahaa vähän

Rakennusalalla raha liikkuu eri tahtiin kuin työ.

Urakka alkaa tänään, mutta ensimmäinen lasku voidaan lähettää vasta viikkojen päästä. Materiaalit maksetaan heti. Työntekijöiden palkat maksetaan sovitusti. Verot ja ALV erääntyvät omana aikanaan.

Asiakas saattaa maksaa laskun vasta 14, 30 tai jopa 60 päivän kuluttua.

Sillä välin yritys rahoittaa koko projektia omasta kassastaan.

Moni yrittäjä huomaa tilanteen vasta silloin, kun tililtä ei enää pystytä maksamaan seuraavaa materiaalitoimitusta.

Moni rakennusalan yrittäjä ajattelee, että kun töitä riittää, myös rahaa pitäisi olla riittävästi. Käytännössä näin ei kuitenkaan aina ole. 

Rakennusalalla työn määrä ja kassassa oleva rahamäärä eivät kulje käsi kädessä. Yritys voi tehdä enemmän töitä kuin koskaan aiemmin, mutta samalla pankkitilin saldo voi pienentyä viikko viikolta. Tämä johtuu siitä, että raha liikkuu rakennusalalla eri tahdissa kuin itse työ. 

Urakka voi alkaa tänään, mutta ensimmäinen lasku asiakkaalle lähtee vasta, kun tietty työvaihe on valmis tai sovittu maksuerä täyttyy. Joissakin projekteissa ensimmäinen lasku voidaan lähettää vasta viikkojen kuluttua työn aloittamisesta. Samaan aikaan yrityksen kulut alkavat kuitenkin juosta heti ensimmäisestä työpäivästä lähtien.

Materiaalit täytyy hankkia etukäteen. Työkalut ja koneet on pidettävä kunnossa. Työntekijöille maksetaan palkat sovitusti riippumatta siitä, onko asiakas vielä maksanut laskua. Lisäksi yrityksen on huolehdittava työnantajamaksuista, vakuutuksista, polttoainekuluista, kalustosta, vuokrista sekä muista kiinteistä kustannuksista. Myös arvonlisävero ja muut verot erääntyvät omien aikataulujensa mukaisesti.

Kun lasku lopulta lähetetään asiakkaalle, raha ei välttämättä ole yrityksen tilillä vielä pitkään aikaan. Maksuehto voi olla 14 päivää, 30 päivää tai jopa 60 päivää. Käytännössä tämä tarkoittaa, että rakennusyritys rahoittaa projektia omasta kassastaan siihen asti, kunnes asiakas maksaa laskunsa.

Mitä suurempi urakka on, sitä enemmän käyttöpääomaa yritykseltä vaaditaan. Kasvava liiketoiminta voi siis paradoksaalisesti lisätä kassapaineita, vaikka yritys olisi täysin kannattava. Moni nopeasti kasvanut rakennusyritys onkin huomannut, että ongelmana ei ole töiden puute vaan se, ettei kassassa ole riittävästi rahaa kasvun rahoittamiseen.

Rakennusyrityksen kassavirta – miksi rahaa lähtee ennen kuin sitä tulee?

Tilannetta vaikeuttavat entisestään mahdolliset viivästykset. Jos materiaalitoimitus myöhästyy, työmaa viivästyy tai asiakas maksaa laskunsa vasta eräpäivän jälkeen, kassaan syntyy helposti odottamaton aukko. Samaan aikaan yrityksen omat maksut erääntyvät normaalisti.

Moni yrittäjä huomaa ongelman vasta siinä vaiheessa, kun seuraavaa materiaalitilausta ei pystytä maksamaan ajallaan, palkkapäivä lähestyy tai verojen eräpäivä aiheuttaa kiireen. Usein kyse ei kuitenkaan ole siitä, että yritys tekisi tappiota. Kyse on siitä, että kassavirtaa ei ole suunniteltu riittävän pitkälle eteenpäin.

Juuri tästä syystä pelkkä kirjanpidon seuraaminen ei riitä. Rakennusyrityksen taloutta kannattaa tarkastella ennakoivasti: kuinka paljon rahaa on tulossa sisään seuraavien viikkojen aikana, kuinka paljon sitä on lähdössä ulos ja riittääkö käyttöpääoma kattamaan nämä erot. Kun kassavirtaa seurataan aktiivisesti, mahdollisiin haasteisiin voidaan reagoida hyvissä ajoin – eikä vasta silloin, kun tilillä ei enää ole riittävästi rahaa.

Kuvittele tämä tilanne 

Saat juuri allekirjoitettua 150 000 euron urakan. Ensimmäinen ajatus on luonnollisesti ilo. "Loistavaa! Nyt riittää töitä pitkäksi aikaa." 

Todellisuudessa ensimmäisten viikkojen aikana yrityksestä voi lähteä enemmän rahaa kuin sinne tulee. 

• materiaalihankinnat 

• työntekijöiden palkat 

• polttoaineet 

• työmaakalusto 

• vakuutukset 

• alihankkijat 

• arvonlisävero 

• muut kiinteät kulut

Vaikka urakka on erittäin kannattava, yrityksen kassassa voi olla sillä hetkellä vähemmän rahaa kuin ennen urakan alkamista. 

Kassavirta ei ole sama asia kuin tulos

Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä yritystoiminnassa on ajatus siitä, että hyvä tulos tarkoittaa automaattisesti hyvää kassatilannetta. Näin ei kuitenkaan ole.

Rakennusyritys voi tehdä tilinpäätöksen mukaan erinomaista tulosta, mutta silti yrittäjä saattaa pohtia joka kuukausi, riittävätkö rahat palkkoihin, materiaalihankintoihin ja veroihin. Toisaalta yrityksellä voi olla hetkellisesti heikompi tulos, mutta pankkitilillä voi silti olla hyvin rahaa esimerkiksi aiempien projektien maksujen tai hyvän kassasuunnittelun ansiosta. 

Siksi on tärkeää ymmärtää, että tulos ja kassavirta ovat kaksi täysin eri asiaa.

Mitä yrityksen tulos kertoo? 

Tulos kuvaa yrityksen kannattavuutta. Se kertoo, kuinka paljon yritys on ansainnut tietyn ajanjakson aikana, kun tuloista vähennetään kulut kirjanpidon sääntöjen mukaisesti.

Tuloslaskelma vastaa esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

• Oliko liiketoiminta kannattavaa?

• Jäikö yritykselle voittoa vai syntyikö tappiota?

• Miten yrityksen kannattavuus on kehittynyt viime kuukausina tai vuosina?

Tulos on tärkeä mittari, mutta se kertoo ennen kaikkea siitä, mitä on jo tapahtunut.

Voidaankin sanoa, että tulos katsoo peruutuspeiliin.

Mitä kassavirta kertoo? 

Kassavirta puolestaan kertoo yrityksen maksukyvystä juuri nyt ja tulevina kuukausina.

Se vastaa esimerkiksi kysymyksiin:

• Onko yrityksen tilillä riittävästi rahaa ensi viikon palkkoihin?

• Riittävätkö varat materiaalitilauksiin?

• Kuinka paljon rahaa tulee asiakkaiden maksamista laskuista seuraavan kuukauden aikana? 

• Onko tulevina kuukausina odotettavissa kassavaje?

Kassavirta katsoo eteenpäin. Se auttaa ennakoimaan tilanteita ennen kuin niistä tulee ongelmia.

Käytännön esimerkki rakennusalalta 

Kuvitellaan rakennusyritys, joka on saanut useita suuria urakoita.

Tilinpäätöksen perusteella yrityksen tulos näyttää erittäin hyvältä, sillä projekteista kertyy merkittävä määrä liikevaihtoa ja katetta.

Samaan aikaan yritys on kuitenkin maksanut suuria materiaalihankintoja, työntekijöiden palkkoja, alihankkijoiden laskuja sekä muita työmaiden kuluja. Asiakkaiden maksut ovat vielä saamatta, koska laskujen maksuehdot ovat 30–60 päivää.

Paperilla yritys näyttää menestyvän. Pankkitilin saldo kertoo kuitenkin aivan toista tarinaa. Tilillä ei ehkä ole riittävästi rahaa seuraaviin hankintoihin, vaikka yritys tekee voittoa. Tämä on erittäin tyypillinen tilanne rakennusalalla.

Entä voiko yritys tehdä tappiota ja silti kassassa olla rahaa?

Kyllä voi. Esimerkiksi yritys on voinut saada asiakkaalta suuren ennakkomaksun, myydä tarpeettoman kaluston tai sillä voi olla aiempina vuosina kertynyttä kassapuskuria. 

Tällöin pankkitilillä voi olla runsaasti rahaa, vaikka kyseisen kuukauden tulos olisi tappiollinen. 

Tästä syystä pelkkä pankkitilin saldon seuraaminen ei myöskään kerro koko totuutta yrityksen taloudesta.

Menestyvä rakennusyritys seuraa molempia

Rakennusalan yrittäjän ei kannata seurata pelkästään tulosta eikä pelkästään pankkitilin saldoa. Molemmat antavat tärkeää tietoa, mutta vasta yhdessä ne muodostavat kokonaiskuvan yrityksen taloudesta.

Hyvä talousjohtaminen tarkoittaa sitä, että yrittäjä tietää: 

• kuinka kannattavia urakat ovat 

• kuinka paljon rahaa yritykseen on tulossa seuraavien viikkojen aikana 

• kuinka paljon rahaa on lähdössä yrityksestä 

• milloin kassaan voi syntyä notkahdus 

• kuinka suuri käyttöpääoma tarvitaan turvalliseen toimintaan.

Kun nämä asiat ovat tiedossa, päätöksiä voidaan tehdä ajoissa. Tarvittaessa voidaan esimerkiksi muuttaa laskutusaikatauluja, neuvotella maksuehdoista, siirtää investointeja tai varautua tuleviin veromaksuihin ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia.

DigiLick katsoo numeroiden taakse 

Perinteinen kirjanpito kertoo, mitä yrityksessä on jo tapahtunut. Me DigiLickillä haluamme mennä pidemmälle. Emme tyydy toimittamaan raportteja tai tilinpäätöksiä, vaan autamme yrittäjää ymmärtämään, mitä luvut käytännössä tarkoittavat ja miten niiden perusteella kannattaa toimia. Tarkastelemme yrityksen taloutta kokonaisuutena, ennakoimme tulevaa ja nostamme esiin mahdolliset riskit hyvissä ajoin. 

Meille tärkein kysymys ei ole vain: "Paljonko yritys teki voittoa viime kuussa?" 

Vaan ennen kaikkea: "Miltä yrityksen talous näyttää kolmen tai kuuden kuukauden päästä, ja mitä voimme tehdä jo tänään, jotta se näyttää vielä paremmalta?"  Juuri siinä on talousjohtamisen ja proaktiivisen taloushallinnon suurin arvo. 

Tulos ja kassavirta ovat eri asioita

Yleisimmät syyt kassavajeeseen rakennusalalla

Laskutus tehdään liian myöhään 

Yksi yleisimmistä kassavirtaa heikentävistä tekijöistä rakennusalalla on liian myöhään tehtävä laskutus.

Moni urakoitsija ajattelee, että asiakasta laskutetaan vasta, kun koko työ on valmis. Tämä voi tuntua asiakkaan näkökulmasta selkeältä toimintatavalta, mutta yrityksen talouden kannalta se voi sitoa huomattavan määrän rahaa pitkäksi aikaa.

Ajatellaan esimerkiksi kolmen kuukauden mittaista remonttia. Yritys hankkii materiaalit heti projektin alussa, maksaa työntekijöiden palkat säännöllisesti, huolehtii alihankkijoiden laskuista sekä kattaa kaikki muut projektin juoksevat kulut. Jos lasku lähetetään asiakkaalle vasta urakan valmistuttua, yritys on saattanut rahoittaa koko projektin omasta kassastaan jopa useiden kuukausien ajan.

Kun tähän lisätään vielä esimerkiksi 30 päivän maksuehto, yritys voi odottaa ensimmäistä maksusuoritusta jopa neljä kuukautta projektin alkamisesta.  Se on pitkä aika sitoa omaa käyttöpääomaa yhteen urakkaan.

Maksuerälaskutus tasaa kassavirtaa

Monissa rakennusprojekteissa järkevämpi ratkaisu on jakaa laskutus useampaan maksuerään. Näin yritys saa rahaa sisään projektin edetessä, eikä vasta sen valmistuttua.

Tyypillinen maksuerämalli voi olla esimerkiksi: 

• 20 % ennakkomaksu sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä 

• 30 % työn ensimmäisen vaiheen valmistuttua 

• 30 % seuraavan työvaiheen valmistuttua 

• 20 % kohteen luovutuksen yhteydessä

  
  

Tällöin yrityksen kassaan tulee rahaa tasaisesti koko projektin ajan, mikä helpottaa materiaalihankintojen, palkkojen ja muiden kulujen maksamista.

Myöhäinen laskutus kasvattaa riskiä 

Laskutuksen viivästyminen ei heikennä pelkästään kassavirtaa, vaan kasvattaa myös liiketoiminnan riskejä.

Jos lasku lähetetään vasta projektin päättyessä, yritys ottaa suuremman riskin esimerkiksi silloin, jos:

• asiakkaan maksukyky heikkenee projektin aikana

• työmaan aikataulu venyy odottamattomista syistä

• projektiin tulee lisätöitä, joista ei ole sovittu riittävän ajoissa

• asiakkaan kanssa syntyy erimielisyyksiä työn loppuvaiheessa.

Kun laskutus tapahtuu vaiheittain, myös mahdolliset ongelmat havaitaan aikaisemmin ja niiden vaikutus yrityksen kassaan jää huomattavasti pienemmäksi.

Maksuehdot ovat liian pitkät 

Laskutusajankohdan lisäksi myös maksuehdoilla on suuri vaikutus yrityksen kassavirtaan. 

Monessa rakennusyrityksessä käytetään automaattisesti 30 päivän maksuehtoa, koska "näin on aina tehty" tai ajatellaan sen olevan asiakkaalle ystävällinen vaihtoehto. Harva kuitenkaan pysähtyy laskemaan, mitä tämä käytännössä tarkoittaa yrityksen omalle taloudelle.

Kuvitellaan, että urakka valmistuu 1. syyskuuta ja lasku lähetetään samana päivänä. Jos maksuehto on 30 päivää, rahat näkyvät yrityksen tilillä parhaimmillaankin lokakuun alussa. Mikäli asiakas maksaa vasta eräpäivänä tai hieman sen jälkeen, voi rahojen saapumiseen kulua yli kuukausi.

Samaan aikaan yritys on jo maksanut:

• materiaalit

• työntekijöiden palkat

• työnantajamaksut

• alihankkijoiden laskut

• polttoaineet

• työmaiden muut kulut

• mahdolliset konevuokrat.

Käytännössä rakennusyritys toimii asiakkaansa rahoittajana.

Pitkä maksuaika sitoo käyttöpääomaa

Mitä pidempi maksuaika on, sitä enemmän yrityksen omaa rahaa sitoutuu keskeneräisiin projekteihin.

Yksittäisessä urakassa vaikutus voi tuntua pieneltä, mutta kun samaan aikaan käynnissä on useita työmaita, puhutaan helposti kymmenistä tai jopa sadoista tuhansista euroista, jotka eivät vielä ole yrityksen käytettävissä.

Kasvava rakennusyritys tarvitsee usein enemmän käyttöpääomaa juuri tästä syystä. Työtä tehdään enemmän kuin koskaan, mutta rahat tulevat sisään liian hitaasti. 

Moni yrittäjä yrittää ratkaista ongelmaa hakemalla lisää urakoita.

Todellisuudessa ratkaisu voikin löytyä kassavirran nopeuttamisesta.

Voisiko maksuehtoja tarkastella uudelleen?

Kaikissa tilanteissa 30 päivän maksuehto ei ole välttämätön.

Kannattaa pohtia esimerkiksi seuraavia vaihtoehtoja:

• voisiko maksuehto olla 14 päivää 30 päivän sijaan?

• voisiko suuremmissa projekteissa periä ennakkomaksun?

• voisiko laskutus tapahtua projektin eri vaiheissa?

• voisiko lisätyöt laskuttaa heti niiden valmistuttua eikä vasta loppulaskun yhteydessä?

• voisiko laskut lähettää heti työn valmistuttua sen sijaan, että ne odottavat viikon tai kaksi toimistolla?

Jo pelkästään maksuehdon lyhentäminen 30 päivästä 14 päivään voi nopeuttaa kassaan tulevaa rahaa yli kahdella viikolla. Kun tätä tarkastellaan koko vuoden tasolla, vaikutus yrityksen maksuvalmiuteen voi olla huomattava.

Asiakkaat hyväksyvät perustellut maksuehdot

Moni yrittäjä pelkää, että lyhyempi maksuehto karkottaa asiakkaat. 

Todellisuudessa useimmat asiakkaat ymmärtävät hyvin rakennusalan toimintatavat, kun maksuehdot kerrotaan selkeästi jo tarjousvaiheessa. 

Erityisesti suuremmissa urakoissa ennakkomaksut ja vaiheittainen laskutus ovat täysin tavanomaisia käytäntöjä. Ne hyödyttävät molempia osapuolia, sillä projektin eteneminen ja maksuliikenne kulkevat samassa tahdissa.

Selkeä maksuerätaulukko vähentää myös väärinkäsityksiä ja helpottaa projektin hallintaa.

Talousjohtamisen näkökulma

Laskutuksen ajoitus ja maksuehdot eivät ole vain hallinnollisia yksityiskohtia. Ne ovat strategisia päätöksiä, joilla voidaan vaikuttaa suoraan yrityksen kassaan ilman, että myyntiä tarvitsee kasvattaa eurollakaan.

Usein yrittäjä pohtii, miten yritys voisi tehdä enemmän töitä tai kasvattaa liikevaihtoa. Yhtä tärkeä kysymys on kuitenkin: Kuinka nopeasti jo ansaittu raha saadaan yrityksen tilille? 

Juuri tätä näkökulmaa hyvä talousjohtaminen tuo yrityksen arkeen. 

DigiLickin vinkki 

Moni yrittäjä etsii ratkaisuja kassavajeeseen pankkilainasta tai käyttöpääomarahoituksesta. Joskus ne ovat perusteltuja ratkaisuja, mutta aina kannattaa ensin tarkastella yrityksen omia toimintatapoja. 

• Voisiko laskut lähettää aiemmin? 

• Voisiko maksuehtoja lyhentää? 

• Voisiko urakat jakaa useampaan maksuerään? 

Usein jo pienillä muutoksilla yrityksen kassaan saadaan rahaa huomattavasti aikaisemmin. Se parantaa maksuvalmiutta, vähentää rahoituksen tarvetta ja antaa yrittäjälle enemmän liikkumavaraa arjen päätöksentekoon.

Hyvä talousjohtaminen ei tarkoita pelkästään kulujen karsimista. Se tarkoittaa myös sitä, että yrityksen ansaitsema raha saadaan mahdollisimman nopeasti takaisin yrityksen käyttöön.

Tämä on yksi tärkeimmistä kohdista koko blogissa, koska juuri tässä DigiLick voi erottautua "kirjanpitäjästä" talousjohtamisen kumppaniksi. Rakennusalan yrittäjä ajattelee usein, että paljon töitä = paljon voittoa, vaikka todellisuudessa yksi huonosti hinnoiteltu urakka voi syödä useamman hyvän projektin katteen. 

Urakkakohtainen kannattavuuden seuranta auttaa parantamaan rakennusyrityksen tulosta

Katetta ei seurata urakoittain

Rakennusyrityksen liikevaihto kertoo vain yhden asian: kuinka paljon yritys on laskuttanut. 

Se ei kuitenkaan kerro, kuinka paljon rahaa yritykselle on oikeasti jäänyt. 

Moni yrittäjä seuraa kuukausittain liikevaihtoa ja pankkitilin saldoa, mutta huomattavasti harvempi tietää tarkasti, mikä yksittäinen urakka oli todella kannattava ja mikä puolestaan söi yrityksen katetta.

Juuri tässä piilee yksi rakennusalan suurimmista talousjohtamisen haasteista.

Liikevaihto ei maksa laskuja 

Kuvitellaan kaksi samanarvoista urakkaa. Molempien arvo on 80 000 euroa.

Ensimmäisessä projektissa työ etenee suunnitelmien mukaisesti. Materiaalit pysyvät budjetissa, työntekijöiden työaika vastaa arviota eikä ylimääräisiä kustannuksia synny. Projektista jää yritykselle hyvä kate.

Toisessa urakassa tilanne näyttää aluksi aivan yhtä hyvältä. Sitten alkaa tapahtua. 

Materiaalien hinnat nousevat kesken projektin. Työmaalla ilmenee odottamattomia lisätöitä. Alihankkijan aikataulu viivästyy. Työntekijöiden työtunteja kertyy enemmän kuin oli suunniteltu, ja osa työstä joudutaan tekemään uudelleen.

Lopulta molemmista projekteista on laskutettu sama summa.

Silti ensimmäinen urakka tuotti yritykselle voittoa ja toinen saattoi parhaimmillaan päätyä lähes nollatulokseen – tai jopa tappiolliseksi. Jos yritys seuraa vain kokonaisliikevaihtoa, tätä eroa ei välttämättä huomata lainkaan.

Kannattamattomat urakat voivat jäädä piiloon

Monessa rakennusyrityksessä ajatellaan, että jos tilinpäätös näyttää voittoa, kaikki on kunnossa.

Todellisuudessa yrityksen hyvä tulos voi syntyä muutaman erittäin onnistuneen projektin ansiosta, samalla kun osa urakoista on ollut tappiollisia.

Ilman urakkakohtaista seurantaa yrittäjä ei tiedä: 

• mitkä projektit olivat kaikkein kannattavimpia 

• missä työvaiheissa kustannukset karkasivat käsistä 

• mitkä asiakkaat aiheuttavat jatkuvasti ylimääräisiä kustannuksia 

• millaiset urakat kannattaa ottaa vastaan myös tulevaisuudessa 

• missä hinnoittelua pitäisi korjata.

Pahimmassa tapauksessa yritys tekee vuodesta toiseen samanlaisia urakoita samalla hinnoittelulla, vaikka osa niistä ei koskaan ole ollut aidosti kannattavia.

Pienet ylitykset muuttuvat nopeasti suuriksi summiksi

Rakennusalalla katetta syövät usein pieniltä tuntuvat asiat. 

Esimerkiksi: 

• yksi ylimääräinen työpäivä 

• muutama lisäkäynti työmaalle 

• odottamattomat materiaalihankinnat 

• ylimääräiset ajokilometrit 

• työntekijöiden odotusajat 

• reklamaatioiden korjaaminen 

• asiakkaan toivomat lisätyöt, joita ei laskuteta.

Yksittäin nämä voivat tuntua vähäpätöisiltä. Kun niitä kertyy useisiin projekteihin vuoden aikana, vaikutus voi olla kymmeniä tuhansia euroja.  Siksi jokaisen urakan todellinen kate kannattaa laskea huolellisesti.

Urakkakohtainen seuranta auttaa tekemään parempia päätöksiä

Kun yritys seuraa jokaisen projektin kannattavuutta erikseen, taloudesta tulee huomattavasti helpommin johdettavaa.

Yrittäjä pystyy esimerkiksi vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä projektit tuottavat eniten voittoa?

• Minkä kokoiset urakat ovat kaikkein kannattavimpia?

• Millaiset asiakkaat ovat yritykselle parhaita?

• Missä työvaiheissa kustannukset yleensä kasvavat?

• Kuinka paljon työaikaa projektiin todellisuudessa kuluu?

• Oliko tarjoushinta riittävä?

Näiden tietojen avulla seuraavat tarjoukset voidaan hinnoitella realistisemmin, mikä parantaa yrityksen kannattavuutta pitkällä aikavälillä.

Talousjohtamisen näkökulma

Urakkakohtainen seuranta ei ole pelkästään raportointia. Se on yrityksen kehittämisen työkalu.

Kun tiedetään, mistä kate syntyy ja mihin se katoaa, voidaan tehdä parempia päätöksiä niin hinnoittelussa, resursoinnissa kuin projektien valinnassakin.

Talousjohtamisen tavoitteena ei ole vain seurata numeroita, vaan käyttää niitä päätöksenteon tukena.

Jos jokin projektityyppi tuottaa jatkuvasti hyvää katetta, siihen kannattaa panostaa enemmän. 

Jos taas tietyntyyppiset urakat syövät aikaa ja rahaa ilman riittävää tuottoa, niistä voidaan joko luopua tai niiden hinnoittelua voidaan muuttaa.

Juuri näin yrityksen kannattavuutta rakennetaan pitkäjänteisesti.

DigiLickin vinkki

Me DigiLickillä emme katso pelkästään sitä, paljonko yritys on laskuttanut kuukauden aikana. 

Haluamme selvittää, mistä yrityksen voitto oikeasti syntyy. 

Autamme tunnistamaan kannattavimmat asiakkaat, projektit ja palvelut sekä löytämään ne kohdat, joissa rahaa katoaa huomaamatta. Kun yrittäjä ymmärtää urakoidensa todellisen kannattavuuden, tulevat tarjoukset voidaan hinnoitella tarkemmin, resurssit kohdistaa järkevämmin ja yrityksen kasvua voidaan rakentaa terveelle pohjalle.

Lopulta kaikkein tärkein kysymys ei ole: 

"Kuinka paljon töitä teimme?" 

Vaan: 

"Kuinka paljon jokainen tehty työ oikeasti tuotti yritykselle?" 

Juuri tähän kysymykseen urakkakohtainen seuranta antaa vastauksen. 

Liian suuri varasto

Rakennusalan yrittäjä ajattelee usein, että hyvin varusteltu varasto helpottaa työntekoa. Se onkin monessa tilanteessa totta. Yleisimmät tarvikkeet ovat nopeasti saatavilla, työmaille ei tarvitse tehdä ylimääräisiä hakureissuja ja projektit etenevät sujuvammin.

Varastolla on kuitenkin myös toinen puoli, joka jää helposti huomaamatta. Jokainen hyllyssä oleva materiaali on rahaa, joka ei ole enää yrityksen pankkitilillä.

Toisin sanoen yrityksen käyttöpääomaa voi olla sitoutuneena tuhansien tai jopa kymmenien tuhansien eurojen edestä tavaraa, joka odottaa tulevaa käyttöä.

Varastossa oleva materiaali ei tuota vielä mitään

Rakennusyrityksen näkökulmasta materiaali alkaa tuottaa vasta silloin, kun se on: 

• käytetty työmaalla 

• laskutettu asiakkaalta 

• asiakas on maksanut laskun. 

Sitä ennen materiaali on pelkkä kustannus.

Vaikka varastossa olisi 20 000 euron arvosta rakennustarvikkeita, ne eivät auta maksamaan palkkoja, veroja tai alihankkijoiden laskuja. Päinvastoin – ne ovat sitoneet yrityksen rahaa, jota voisi muuten käyttää liiketoiminnan pyörittämiseen.

Juuri tästä syystä sanotaan, että varasto ei maksa laskuja – kassassa oleva raha maksaa.

"Otetaan varmuuden vuoksi"

Moni yrittäjä tunnistaa tilanteen.  Tukkuliikkeessä huomataan hyvä tarjous.  Ostetaan vähän enemmän, "kun näitä kuitenkin tarvitaan joskus".  Tai työmaalta jää ylimääräisiä materiaaleja, jotka siirtyvät yrityksen varastoon odottamaan seuraavaa projektia.  Yksittäinen hankinta ei yleensä tunnu suurelta.  Mutta kun samanlaisia päätöksiä tehdään vuoden aikana kymmeniä kertoja, varastoon voi sitoutua huomattava määrä pääomaa.  Pahimmillaan yrittäjä hakee käyttöpääomalainaa samaan aikaan, kun yrityksen hyllyissä makaa kymmenien tuhansien eurojen arvosta materiaaleja. 

Liian suuri varasto lisää myös muita kustannuksia

Varastossa oleva materiaali ei sido pelkästään rahaa. 

Se voi aiheuttaa myös muita kustannuksia ja riskejä, kuten: 

• rikkoutumista 

• vanhentumista 

• hävikkiä 

• varkauksia 

• ylimääräistä varastointitilaa 

• vaikeuksia löytää oikeita materiaaleja. 

Mitä enemmän tavaraa varastossa on, sitä enemmän aikaa ja rahaa sen hallintaan kuluu.

Kaikkea ei tarvitse ostaa etukäteen

Hyvä varastonhallinta ei tarkoita sitä, että materiaalia olisi mahdollisimman paljon. 

Se tarkoittaa sitä, että oikeita materiaaleja on oikea määrä oikeaan aikaan. 

Monessa rakennusyrityksessä kannattaa pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: 

• Mitkä materiaalit kannattaa pitää jatkuvasti varastossa? 

• Mitkä voidaan tilata vasta projektin alkaessa? 

• Mitä tuotteita ostetaan jatkuvasti varmuuden vuoksi, vaikka niitä käytetään harvoin? 

• Onko varastossa materiaaleja, joita ei ole käytetty yli vuoteen? 

• Kuinka paljon yrityksen rahaa on tällä hetkellä sitoutuneena varastoon? 

Jo pelkästään näihin kysymyksiin vastaaminen voi vapauttaa yrityksen käyttöön merkittävän määrän käyttöpääomaa.

Talousjohtamisen näkökulma 

Varasto on osa yrityksen tasetta, mutta ennen kaikkea se on osa kassavirtaa. Mitä enemmän rahaa on sidottuna varastoon, sitä vähemmän sitä on käytettävissä yrityksen arjen pyörittämiseen, investointeihin tai kasvun rahoittamiseen. Hyvä talousjohtaminen ei tarkoita mahdollisimman pientä varastoa eikä mahdollisimman suurta varastoa. Se tarkoittaa optimaalista varastoa. 

Sellaisen varaston, joka tukee liiketoimintaa ilman, että se sitoo tarpeettomasti yrityksen pääomaa. Usein yrittäjä keskittyy kasvattamaan myyntiä tai etsimään uusia asiakkaita. Samalla voi jäädä huomaamatta, että kassaa voitaisiin vahvistaa yksinkertaisesti vapauttamalla jo yrityksen omistuksessa olevaa pääomaa.

DigiLickin vinkki 

Kun tarkastelemme rakennusyrityksen taloutta, emme katso vain tuloslaskelmaa tai pankkitilin saldoa. Kiinnitämme huomiota myös siihen, mihin yrityksen rahat ovat sitoutuneet. 

Jos varastoon on kertynyt paljon materiaalia, arvioimme yhdessä yrittäjän kanssa, onko kyse aidosti liiketoiminnan kannalta tarpeellisesta varastosta vai pääomasta, joka voitaisiin vapauttaa tehokkaampaan käyttöön. 

Moni yllättyy huomatessaan, että kassatilannetta voidaan parantaa ilman lisämyyntiä tai ulkopuolista rahoitusta – joskus riittää, että yrityksen olemassa olevia resursseja johdetaan hieman suunnitelmallisemmin.  Lopulta kysymys ei ole siitä, kuinka täynnä varaston hyllyt ovat. 

Vaan siitä, kuinka tehokkaasti yrityksen rahat tekevät töitä yrityksen hyväksi. 

Verot tulevat yllätyksenä 

Lähes jokainen rakennusalan yrittäjä on joskus todennut: "Miten tämä ALV taas tuli näin nopeasti?"  Todellisuudessa arvonlisävero, ennakkoverot ja työnantajamaksut eivät tule yllätyksenä. Niiden eräpäivät ovat tiedossa hyvissä ajoin, ja ne perustuvat yrityksen omaan toimintaan.

Silti ne aiheuttavat monessa yrityksessä kiirettä ja stressiä.  Ongelma ei useimmiten ole huono kirjanpito.  Ongelma on se, että tulevia maksuja ei ole huomioitu osana yrityksen kassavirran suunnittelua.

Verokarhua ei kannata pelätä – siihen kannattaa varautua

Älä johda yritystä pankkitilin saldon perusteella 

Moni rakennusalan yrittäjä tekee täysin ymmärrettävän virheen. Kun asiakkaan maksu näkyy pankkitilillä, tuntuu siltä, että yritys on juuri ansainnut kyseisen summan. Jos tilille tulee 100 000 euroa, ensimmäinen ajatus voi olla: "Hienoa, yritys teki 100 000 euroa." 

Todellisuudessa näin ei kuitenkaan ole. Pankkitilille tullut raha ja yrityksen tulos ovat kaksi täysin eri asiaa. Tämä on yksi tärkeimmistä asioista, jonka yrittäjä voi oppia yrityksensä talouden johtamisesta.

Pankkitilin saldo kertoo vain yhden asian

Pankkitilin saldo kertoo, kuinka paljon rahaa yrityksen tilillä on juuri tällä hetkellä. 

Se ei kerro: 

• kuinka kannattava yritys on

• paljonko yritys on tehnyt voittoa

• kuinka paljon rahaa kuuluu vielä Verohallinnolle

• kuinka paljon rahaa tarvitaan tuleviin palkkoihin

• kuinka paljon rahaa sitoutuu keskeneräisiin projekteihin.

Tilillä voi näyttää olevan paljon rahaa, vaikka suuri osa siitä kuuluu jo johonkin muuhun.

Siksi pankkitilin saldoa ei kannata käyttää yrityksen menestyksen mittarina.

Ajattele mieluummin numeroita kuin rahaa

Kun haluat tietää, oliko urakka kannattava, unohda hetkeksi pankkitilin tapahtumat. Ajattele asiaa paperilla tehtävänä laskutoimituksena. 

Kysy itseltäsi kolme kysymystä: 

1. Kuinka paljon myin? 

Tässä käytetään aina myyntiä ilman arvonlisäveroa. Arvonlisävero ei ole yrityksen tuloa, vaan se on asiakkaalta kerättävä vero, joka tilitetään myöhemmin Verohallinnolle. 

2. Mitä urakan tekeminen maksoi? 

Laske mukaan kaikki urakan toteuttamisesta aiheutuneet kulut: 

• materiaalit 

• työntekijöiden palkat 

• työnantajan sivukulut 

• alihankkijat 

• koneet ja kalusto 

• työmaakulut 

• muut projektiin liittyvät kustannukset. 

Myös nämä tarkastellaan ilman vähennyskelpoista arvonlisäveroa. 

3. Mitä jäi jäljelle? 

Kun vähennät kaikki kulut myynnistä, saat yrityksen tuloksen. 

Juuri tämä luku kertoo, oliko urakka kannattava. 

Ei pankkitilin saldo. 

Käytännön esimerkki 

Oletetaan, että rakennusyrityksesi tekee remontin. Lähetät asiakkaalle laskun: 

Myynti (ALV 0 %): 50 000 €

Projektin kulut olivat: 

• materiaalit 18 000 € 

• työntekijöiden palkat ja työnantajakulut 20 000 €

• muut kulut 5 000 €.

Laskelma näyttää tältä: 

50 000 € − 18 000 € − 20 000 € − 5 000 € = 7 000 €

Yrityksen tulos tästä urakasta on siis 7 000 euroa. Sillä ei ole merkitystä, maksoiko asiakas laskun heti vai vasta kuukauden päästä. Sillä ei myöskään ole merkitystä, näkyykö pankkitilillä juuri nyt 5 000 euroa vai 80 000 euroa. Urakan kannattavuus määräytyy myynnin ja kulujen erotuksesta – ei pankkitilin saldosta. 

Miksi tämä on tärkeää? 

Kun yrittäjä seuraa vain pankkitilin saldoa, päätöksiä tehdään helposti väärän tiedon perusteella. Tilillä voi näyttää olevan paljon rahaa, jolloin investointeja tehdään liian aikaisin tai yrittäjä nostaa yrityksestä enemmän rahaa kuin olisi järkevää. 

Toisaalta tilillä voi olla hetkellisesti vähän rahaa, vaikka yritys tekisi hyvää tulosta. Silloin yrittäjä saattaa huolestua turhaan ja jättää tekemättä päätöksiä, jotka olisivat yrityksen kasvun kannalta oikeita. Hyvä talousjohtaminen perustuu siihen, että ymmärretään sekä kannattavuus että kassavirta. Ne täydentävät toisiaan.

Talousjohtamisen näkökulma

Me DigiLickillä sanomme usein, että yrityksellä on oikeastaan kaksi mittaria. 

Ensimmäinen kertoo, onko yritys kannattava.  Toinen kertoo, riittääkö yrityksellä rahaa maksaa laskunsa ajallaan. Molemmat ovat tärkeitä, mutta ne vastaavat täysin eri kysymyksiin. 

Kannattava yritys voi ajautua maksuvaikeuksiin, jos kassavirtaa ei johdeta. 

Ja toisaalta yrityksen pankkitilillä voi olla paljon rahaa, vaikka liiketoiminta olisi pitkällä aikavälillä tappiollista. 

Siksi me emme katso pelkästään pankkitilin saldoa tai kirjanpidon raportteja. Tarkastelemme yrityksen taloutta kokonaisuutena ja autamme yrittäjää ymmärtämään, mitä luvut todella kertovat liiketoiminnasta. Kun opit erottamaan toisistaan yrityksen tuloksen ja kassassa olevan rahan, et enää johda yritystä tunteen tai pankkitilin saldon perusteella – vaan tiedon perusteella. 

Ja juuri silloin tehdään parhaat liiketoimintapäätökset. 

Rakennusalalla rahavirrat vaihtelevat paljon

Rakennusyrityksen kassavirta ei yleensä ole tasainen. Yhtenä kuukautena yritys voi laskuttaa useita suuria urakoita, kun taas seuraavana kuukautena laskutusta on huomattavasti vähemmän. Samalla myös verojen määrä vaihtelee. Hyvän laskutuskuukauden jälkeen maksettavaa arvonlisäveroa voi kertyä huomattavasti enemmän kuin yrittäjä osasi odottaa. Jos rahaa ei ole ehditty varata etukäteen, yrityksen kassaan syntyy helposti hetkellinen vaje. 

Tilanne voi tuntua ristiriitaiselta. Yritys on tehnyt hyvää myyntiä, mutta samaan aikaan pankkitilillä ei ole riittävästi rahaa verojen maksamiseen. 

Veroihin kannattaa varautua jo silloin, kun raha tulee tilille

Moni kokenut yrittäjä toimii yksinkertaisen periaatteen mukaan. Kun asiakas maksaa laskun, kaikkea rahaa ei pidetä yrityksen vapaasti käytettävänä kassana. Osa siirretään heti sivuun tulevia veroja varten. 

Näin verojen eräpäivät eivät aiheuta yllätyksiä, eikä yrityksen tarvitse tehdä hätäratkaisuja juuri silloin, kun rahat pitäisi maksaa. Varautuminen on erityisen tärkeää kasvavassa yrityksessä, jossa myös maksettavien verojen määrä kasvaa nopeasti. 

Kassavirtaennuste auttaa ennakoimaan

Pelkkä kirjanpito kertoo, kuinka paljon veroja yritykselle on syntynyt. 

Kassavirtaennuste kertoo, milloin ne pitää maksaa ja onko yrityksellä silloin riittävästi rahaa. 

Juuri tämä on suuri ero menneisyyden raportoinnin ja ennakoivan talousjohtamisen välillä. 

Kun yrityksen tulevat rahavirrat suunnitellaan esimerkiksi kolmen tai kuuden kuukauden päähän, nähdään hyvissä ajoin: 

• milloin ALV erääntyy 

• paljonko ennakkoveroja on tulossa maksuun 

• milloin työnantajamaksut lähtevät tililtä 

• kuinka paljon rahaa kassassa pitäisi olla kyseisenä ajankohtana.

Jos ennuste näyttää kassavajetta, siihen voidaan reagoida ajoissa esimerkiksi muuttamalla laskutusaikatauluja, nopeuttamalla saatavien kotiutumista tai siirtämällä investointeja myöhempään ajankohtaan.

Talousjohtamisen näkökulma

Verojen maksaminen ei ole ongelma. Ongelma on se, jos niiden maksamiseen ei ole varauduttu. 

Hyvä talousjohtaminen perustuu ennakointiin. Sen sijaan, että yrittäjä reagoi tilanteisiin vasta niiden tapahtuessa, hän näkee jo etukäteen, mitä seuraavien kuukausien aikana on tulossa. Tämä vähentää kiirettä, parantaa maksuvalmiutta ja tekee päätöksenteosta huomattavasti rauhallisempaa. 

Rakennusyrityksen talouden johtamisessa tärkeää ei ole pelkästään tietää, paljonko veroja maksetaan. Yhtä tärkeää on tietää, milloin ne maksetaan ja miten ne vaikuttavat yrityksen kassaan.

DigiLickin vinkki

Me DigiLickillä emme halua, että asiakkaamme yllättyvät verojen eräpäivistä. 

Siksi tarkastelemme yrityksen taloutta kokonaisuutena emmekä pelkästään kirjanpidon näkökulmasta. Autamme ennakoimaan tulevat verot, arvioimaan niiden vaikutuksen kassaan ja suunnittelemaan rahavirrat niin, että yrityksen maksuvalmius säilyy hyvänä myös kiireisimpinä kuukausina.

Hyödynnämme työssämme Fennoa-taloudenhallintajärjestelmää, jonka ansiosta yrittäjän talous on nähtävissä lähes reaaliaikaisesti. Kun myyntilaskut, ostolaskut, pankkitapahtumat ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä, yrityksen kassatilannetta ei tarvitse arvioida vanhojen raporttien perusteella. Tiedot päivittyvät jatkuvasti, jolloin myös päätöksiä voidaan tehdä ajantasaisen tiedon pohjalta.

Fennoan avulla yrittäjä näkee esimerkiksi: 

• kuinka paljon rahaa yrityksen tilillä on 

• mitä myyntilaskuja on vielä avoinna 

• mitä ostolaskuja on tulossa maksuun 

• milloin asiakkaiden maksusuorituksia on odotettavissa 

• paljonko rahaa on sitoutumassa lähiaikojen maksuihin.

Kun nämä tiedot yhdistetään DigiLickin talousjohtamisen näkökulmaan, voidaan muodostaa realistinen kassavirtaennuste tuleville kuukausille. Emme katso vain sitä, mitä yrityksessä on jo tapahtunut, vaan autamme ennakoimaan myös sen, mitä on tapahtumassa. 

Jos esimerkiksi näemme, että kuukauden kuluttua erääntyy suuri ALV-maksu samaan aikaan, kun useita isoja materiaalilaskuja on tulossa maksuun, voimme yhdessä yrittäjän kanssa miettiä ratkaisuja jo hyvissä ajoin. Voidaanko laskutusta nopeuttaa? Kannattaako investointia siirtää? Onko asiakkaiden maksuehdoissa neuvotteluvaraa?

Näin mahdolliset kassavajeet tunnistetaan ennen kuin niistä tulee ongelmia. 

Fennoa tarjoaa yrittäjälle ajantasaiset luvut, mutta ohjelmisto yksin ei kerro, mitä niiden perusteella pitäisi tehdä. Siinä kohtaa DigiLick tuo lisäarvon. Me emme ole pelkästään kirjanpitäjä, joka kirjaa menneet tapahtumat. Toimimme yrityksesi talouskumppanina ja autamme tulkitsemaan lukuja, ennakoimaan tulevaa ja tekemään päätöksiä, jotka tukevat yrityksen kasvua ja kannattavuutta.

Lopulta kyse ei ole siitä, että veroja olisi liikaa. Kyse on siitä, että yrityksen taloutta johdetaan niin ennakoivasti, että jokainen maksu on odotettu, suunniteltu ja hallinnassa. Fennoa on työkalu, mutta DigiLick on talousjohtamisen asiantuntija.

Ajantasainen taloustieto auttaa rakennusyritystä ennakoimaan kassavirtaa

Pelkkä kirjanpito ei ratkaise ongelmaa

Perinteinen kirjanpito kertoo yleensä: "Viime kuussa meni näin."  Se on tärkeää. Mutta yrittäjälle vielä tärkeämpi kysymys on: Mitä tapahtuu seuraavien kolmen kuukauden aikana? 

Jos tiedämme jo tänään, että kahden kuukauden päästä kassassa tulee olemaan vajetta, voimme tehdä asialle jotain nyt. Silloin vaihtoehtoja on paljon. Kun ongelma huomataan vasta maksupäivänä, vaihtoehtoja on huomattavasti vähemmän. 

Talousjohtamisen näkökulma

Me DigiLickillä emme halua olla vain kirjanpitäjä. Haluamme toimia yrityksesi talouskumppanina. 

Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tarkastelemme yritystä kokonaisuutena: 

• mistä raha tulee 

• mihin raha menee 

• mikä urakka kannattaa 

• mikä asiakas maksaa hitaasti 

• miten kassavirta kehittyy 

• kuinka paljon yritys tarvitsee käyttöpääomaa 

• milloin investointi kannattaa tehdä 

• paljonko yrittäjän kannattaa nostaa palkkaa 

• milloin kannattaa jättää rahaa yritykseen

Tavoitteena ei ole vain saada kirjanpito valmiiksi. Tavoitteena on auttaa yritystä tekemään parempia päätöksiä. 

Miltä hyvä kassavirran seuranta näyttää?

Rakennusyrityksen olisi hyvä tietää ainakin nämä asiat:

• Kuinka paljon rahaa tulee seuraavan 30 päivän aikana?

• Kuinka paljon rahaa lähtee seuraavan 30 päivän aikana?

• Mitkä asiakkaat eivät ole vielä maksaneet?

• Mitkä urakat ovat kannattavimpia?

• Onko veroihin varattu riittävästi rahaa?

• Milloin kassaan syntyy mahdollinen notkahdus?

• Kun nämä tiedetään ajoissa, yllätyksiä tulee huomattavasti vähemmän.

Kolme kysymystä itsellesi

Pysähdy hetkeksi miettimään:

• Tiedätkö tällä hetkellä, paljonko yrityksesi kassassa on rahaa kolmen kuukauden päästä?

• Tiedätkö, mitkä urakat ovat tuottaneet eniten voittoa?

• Tiedätkö, mikä yksittäinen asia sitoo yrityksessäsi eniten rahaa?

Jos johonkin näistä vastasit "en", yrityksesi hyötyisi todennäköisesti aktiivisemmasta talousjohtamisesta. 

Yhteenveto

Rakennusyrityksen menestystä ei ratkaise pelkästään se, kuinka paljon töitä tehdään. 

Ratkaisevaa on, kuinka hyvin yritys hallitsee rahavirtojaan.

Kun kassavirtaa seurataan ennakoivasti, yrittäjä pystyy tekemään päätöksiä ajoissa eikä vasta silloin, kun tilillä alkaa näkyä punaista.

Juuri siksi DigiLickissä emme keskity vain kirjanpidon numeroihin. Tarkastelemme yrityksesi taloutta kokonaisuutena, autamme ennakoimaan tulevaa ja toimimme aktiivisena talouskumppanina. Tavoitteemme on, että sinulla on käytössäsi ajantasainen tieto päätöksenteon tueksi – ei vain raportti menneestä.

Haluatko tietää, miten yrityksesi kassavirtaa voisi parantaa?

Jos rakennusyrityksesi kassassa tuntuu olevan jatkuvasti liian vähän rahaa, vaikka töitä riittää, kannattaa asia selvittää ennen kuin siitä tulee suurempi ongelma. 

Ota yhteyttä DigiLickiin. Käydään yhdessä läpi yrityksesi talous kokonaisuutena ja etsitään keinot parantaa kassavirtaa, kannattavuutta ja talouden ennakoitavuutta. Hyvin johdettu talous antaa yrittäjälle enemmän aikaa keskittyä siihen, minkä hän osaa parhaiten – laadukkaaseen rakentamiseen.

Ota yhteyttä!