Etäpäivän parhaat vinkit

Katso tästä parhaat vinkit etätyöskentelyyn. Miten saat tehtyä tehokkaan työpäivän myös kotona? Etätyöskentely on mukavaa vaihtelua työarkeen, mutta siihen voi joutua myös tahtomattaan, niin kuin nykyinen COVID-19 tilanne vaatii.

Herää normaali-aikaan

Vaikka oletkin etätöissä, kannattaa aamurutiini pitää suhteellisen samanlaisena - muuten saattaa olla että koko päivä ja ilta tuntuu työltä. Olen tehnyt paljon etätyötä. Vaikka joskus olen vielä pyjamassa kello 15 aikoihin, niin yleensä pyrin heräämään samaan aikaan kuin muut perheenjäsenet. Töiden aloittaminen on hyvä aloittaa samoihin aikoihin kuin mitä normaalisti. Oma työrytmi kannattaa ottaa huomioon. Etänä työskentelyssä pystyt ottamaan huomioon oman parhaan suorituskyvyn ja ajan. Kaikille ei sovi aamuheräilyt ja jotkut taas loistavat iltaisin.

Pidä työskentelyajoista kiinni

Tässäkin on kaksi ääripäätä. Jos olet työnarkomaani, saatat tehdä tosi pitkiä päiviä. Aika saattaa mennä kaikkeen muuhun kuin töihin, jolloin huono omatunto kolkuttelee koko ajan. Pitämällä ns. normaaleista työajoista kiinni, varmistat sen, että sinulle jää myös vapaata aikaa. Omista rajoista on pidettävä kiinni ja se voi olla yllättävän hankalaa. Työskentelypäivämme voi sisältyä keskittymistä vaativista tehtävistä, rutiiniomaisiin tehtäviin. Oma vireystaso kannattaa ottaa huomioon, kun tekee erilaisia työtehtäviä.

Minimoi etäpäivän häiriötekijät

Olen huomannut käytännössä, että jos saan kesken työpäivän henkilökohtaisen puhelun ja sanon että olen töissä, niin puhelu lopetetaan nopeasti. Kun taas kerron että teen kotoa käsin töitä, niin silloin se ikään kuin antaa ”luvan” toiselle höpötellä rauhassa. Myös puolisolta saattaa tulla ”vaatimuksia”. Samalla kun etätyöskentelet, niin voisitko siivota, pestä pyykkiä yms. Ei ymmärretä että toinen on oikeasti etätöissä. Sillä ei ole väliä missä töitä tehdään, vaan sillä on merkitystä että töitä tehdään paikasta riippumatta. Lapset tarvitsevat apua koulutehtävissä tai haluavat ruokaa. Heillä on heti nälkä ja heti pitää laittaa ruokaa. Jos olisit työpaikalla, niin lapsilta onnistuisi itse välipalan teko. Kun taas aikuinen on kotona halutaan lämmintä ruokaa heti eikä hetken päästä. Sinällään kaikki on ymmärrettävää. Kyllähän lapsille pitää ruokaa antaa. Tuntuu että etätyöskentelyä ei pidetä työskentelynä. Nyt kun koulut ja osa päiväkodeista ovat kiinni, lisää se haasteita etätyöskentelyyn. Olen jo monta vuotta tehnyt kesät etätöitä. Jo siitä lähtien kun lapset olivat vielä tarhaikäisiä. Silloin on välillä joustettava ja saattaa olla että etätyöpäivät venyvät, koska työt pitää saada tehdyksi. Huomasin että siitä oli hyötyä, kun itse heräsin aikaisin 6 aikaan ja aloitin heti työt. Lapset nukkuivat suhteellisen myöhään, joten sain itselleni rauhassa työskentelyaikaa keskittymistä vaativiin töihin. Välillä oli helpompi antaa lapsille huomiota ja sitten sopia yhdessä säännöistä. Tästä kellonajasta tähän saakka äitiä ei saa häiritä. Vain silloin voi keskeyttää, jos talo palaa tai pitää kutsua ambulanssi. Toki tällaiset pienet tehospurtit vaativat paljon ja välillä tuntui, että hermo kiristyi pienemmästäkin. Muistan monet kesät, kun odotin, että pääsen töihin ”lepäämään”. Pitää muistaa olla itselleen armollinen.

Ulkoisia häiriötekijöitä riittää, mutta ne ovat usein aika konkreettisia. Niille pystyy laittamaan rajat, mutta joskus täytyy joustaa. Motivaation puute ja oma harhaileva luonne voivat olla myös isoja häiriötekijöitä etätyöskentelyyn. Jos ei ole selkeää ajatusta mitä pitäisi tehdä - ollaan kyllä koneella - mutta yllätetään itsensä seikkailemassa uutisten sivuilla tai osallistumassa johonkin elintärkeään Facebook-keskusteluun. Silloin ”työpäivä” voi venyä pitkäksikin, mutta oikeita töitä tai aikaansaamisia voi olla aika vähän. Joskus leikittelen ajatuksella, että mieluummin tekisin vaikka 4 tuntia töitä päivässä. Se olisi oikeasti 4 tuntia tehokasta työaikaa (mukaan lukien mikrotauot). Siinä ajassa tekisin koko työpäivän työt. Ei mitään harhailuja vaan tavoitteet selkeästi mielessä.

Tee päivän suunnitelma

Ennen kuin aloitat työt kannattaa tehdä päivän suunnitelma, johon voi tehdä lisäyksiä pitkin päivää. Käytännössä esim. Asana-projektinhallinta ohjelma on siihen kätevä. Ilmaisversiolla pääsee jo pitkälle. Listoja voi myös jakaa toisten tiimiläisten kanssa, ja voi myös antaa erilaisia tehtäviä toisille työkavereille. Yksinkertaisimmilaan Asanaa voi käyttää ruksi ruutuun tehtyjen tehtävien hallintaan. Samalla tavalla kuin kirjoitat paperille listan ja viivaat yli, kun asia on tehty. Asanan saa myös kännykälle ja siinä on kaksi puolta, eli työasiat ja henkilökohtainen puoli. Itse olen pitänyt tästä erottelusta. Vaikkakin huomaan, että henkilökohtaisten asioiden hallintaan on ollut kätevämpi Google Keep. Siinä pystyy jakamaan esim. ostoslistan oman perheen kanssa. Vaikka olisi yhtä aikaa samassa kaupassa, niin sitä mukaan kun listasta ruksataan asioita pois, lähtee ne myös muiden listoilta pois. Mutta takaisin työasioihin..

Sovitaan yhteisistä säännöistä

Asiat pitää tulla tehdyksi, milloin ja miten ne tehdään - sillä ei pitäisi olla enää väliä nykypäivänä. Ihmisiin täytyy luottaa ja kun tavoitteet on yhteisesti sovittua, voi niitä helposti seurata, missä ollaan menossa. Kommunikointi on A ja O. Varsinkin etätyöskentelyssä se korostuu enemmän. Mielummin "ylikommunikoi", kuin alikommunikoi. Kun ollaan etänä on hankala nähdä kasvonilmeitä ja tulkita asioita, jolloin kannattaa kertoa asioista ja käyttää avuksi vaikka Whatsup-ryhmiä. Whatsupin saa myös helposti kannettavaan, jolloin pääsee paljon nopeammin kirjoittamaan vastauksia esim. kannettavan näppäimistöllä, kun kännykällä pikkunäppäimillä.

Huolehdi mikrotauoista ja työergonomiasta myös etänä

Kun tekee keskittyneesti kotona etätöitä, saattaa helposti hurahtaa pari tuntia sohvalla epämukavassa asennossa ja myöhemmin ihmettelee miksi paikat ovat niin jäykkinä. Mikrotaukojen pitäminen ja ergonomiasta huolehtiminen ovat tärkeitä kotona. Jos etäilee vähän, niin muutama päivä menettelee myös huonommissa työolosuhteissa. Mutta kun etäilee jo enemmän, olen huomannut, että olen huonommassa kunnossa, kuin jos olisin toimistolla, jossa on kaikki ergonomia-asiat otettu huomioon. Tähän on käytännössä auttanut se että vaihtelen työskentelypaikkoja. Teen välillä töitä keittiössä, olkkarissa, eteisessä ja makkarissa. Mikrotaukoja kannattaa pitää, koska silloin pysyy keskittyminen yllä ja saat parempia tuloksia aikaiseksi.

Minulle tulee aina mieleen eräs tarina, jonka olen kuullut. En ole varma muistanko sen juuri oikein, mutta se meni jotenkin näin: Olipa kerran vanha mies ja nuori mies. He ottivat kisan kumpi pilkkoo enemmän puita iltaan mennessä. Nuori mies alkoi heti hommiin, eikä pitänyt taukoja. Pilkkoi, pilkkoi ja pilkkoi otsa hiessä. Vaikka kirves oli jo tylsä, niin nuorella miehellä ei ollut aikaa teroittaa sitä, vaan hän jatkoi sinnikkäästi työskentelyä. Vanha mies pilkkoi puita, välillä lepäsi, välillä pilkkoi puita ja välillä teroitti kirveen terää jne. Voitte arvata lopputuloksen, kummalla oli iltaan mennessä enemmän puita pilkottua. Vanha mies voitti maalaisjärjellä. Meillä on usein liian kiire pysähtyä ja tehdä asioita järkevästi. Meillä ei ole mukamas aikaa tehdä asioita rauhassa, mutta jostain syystä meillä löytyy kyllä aina aikaa korjata virheet, kun niitä on ajanpuutteen johdosta syntynyt.

Tomaattitekniikka

Tomaattitekniikasta olin kuullut monesta eri paikasta, mutta jostain syystä en halunnut sitä kokeilla. Sitten kun sitä alkoi tulemaan jo joka tuutista ja tututkin olivat sitä mieltä, että tämä on tosi hyvä juttu – päätin kokeilla. Enkä ole katunut. Ideana on tehdä töitä esim. 25 min. kerralla keskittyen vain tiettyyn työtehtävään. Sen jälkeen pidetään 5 min. tauko. Näitä intervalleja tehdään nelisen kertaa. Sitten taas pidempi tauko, ja uudelleen sama setti. Silloin kun on tauko, ollaan vaan tauolla. Tehdään jotain ihan muuta, kuin oltiin äsken tekemässä.

Eli jos on vaikka koneella tekemässä töitä, ja kun kello pirisee tauon merkiksi, niin homma jätetään siihen ja mennään vaikka katsomaan ulos ikkunasta tai tehdään vaikka haarahyppyjä jos siltä tuntuu. Tärkeää on se, että tauon aikana tehdään jotain ihan muuta, kun oltiin tekemässä. Ei siis niin, että tehdään läppärillä töitä ja kun tulee tauko niin mennään läppärillä Facebookiin. Loistava ohjelma siihen on Tomato Timer, joka löytyy kännykälle Apple-storesta. Tämä ohjelma on todella simppeli ja ei sisällä mitään mainoksia. Myös Google Play-kaupasta löytyy paljon vastaavia, mutta ehkä hieman laajempia, esim. Pomodoro Timer & To Do List on saanut kehuja.

Mikrotauot lisäävät yllättävän paljon työn tehokkuutta. Silti en aina jaksa tehdä tomaattitekniikkaa koko päivän, mutta väliin on hyvä tehdä sitä. Jos on vaikka jokin haastavampi tehtävä, niin se tuo lohdutusta, että teen tätä vain 25 minuuttia. Tarvittaessa sitten tauon jälkeen voi miettiä haluaako jatkaa saman tehtävän parissa, vai tekeekö välillä jotain muuta ja sitten palaa taas samaan tehtävään. On yllättävän tehokasta tehdä samaa työtehtävää ilman keskeytyksiä. Turhat rönsyilyt jää pois, ja aikaansaamisen tunne on valtava.

Muista lounastauko

Työskentely saattaa imaista mukanansa. Vaikka kukaan työkaveri ei ole kutsumassa lounaalle, kannattaa lounaasta pitää kiinni. Olen sortunut siihen, että teen pyjamassa töitä kotisohvalla kankeassa asennossa, enkä ole syönyt koko päivänä mitään järkevää. Sellaisella ei kovin pitkälle pötkitä ja mökkihöperyys ottaa pian vallan. Joskus on taas kivaa pitää ns. salalounastauko. Syön lämmintä ruokaa olkkarin sohvalla telkkarin edessä. Meillä kotona on kielletty telkkarin edessä syöminen ja se on ok ainoastaan, jos on kipeänä tai on juhlat. Samalla katson alle puoli tuntia kestävän Netflix-sarjan. Se on yllättävän kivaa, mutta siinä pitää olla tahdonvoimaa, että tosiaan katsoo vain yhden jakson. Jos tietää, että itsellään ei ole sellaista tahdonvoimaa, en suosittele tätä tekniikkaa.

Etäpalaverit

Etäpalaverit ovat usein tehokkaampia, kuin mitä kasvotusten palaverit. Niissä kun käydään vaan kyseiset asiat läpi ja harvemmin lähdetään niin paljon rönsyilemään, kuin kasvokkain palavereissa. Yleensä myös etäpalaverit alkavat ajallaan, kun taas kasvokkain tapahtuviin palavereihin voi tulla tiputtaen porukkaa.

Muutaman hengen puhelinpalaverit

Jos on vain muutaman hengen palavereita, on ne helppo hoitaa esim. puhelimen kokoustoimintoa käyttämällä. Käytännössä se menee useimmissa puhelimissa siten, että otat puhelun, ja sen jälkeen kesken puhelun pystyt lisäämään puheluun henkilöitä painamalla esim. + nappia, valitsemalla omasta puhelinluettelosta kontaktin ja lisäät hänet puheluun painamalla esim. yhdistä nappulaa. Kun puhelut ovat suomen liittymien kesken, ei yleensä mitään lisäkuluja tule, ja kuuluvuus on todella hyvää. Silloin ei myöskään kenelläkään tarvitse olla asennettuna mitään puhelimelle. Eli ”minipalaveriin” osallistuvat vain vastaavat puhelimeen, ja jos joku osallistujista haluaa lähteä kesken puhelun, toisten puhelu jatkuu tavallisesti, kunnes puhelun järjestäjä katkaisee puhelimen.

Etäpalaverit tietokoneella

Jos halutaan esim. jakaa omaa näyttöä tai ottaa mukaan useampia osallistujia pääsee ilmaisohjelmilla yllättävän pitkälle. Esim. Googlen Hangouts ja skype-palaverit ovat hyviä työkaluja. Jos taas haluaa pitää webinaareja on Zoomia yleisesti paljon kehuttu. Se toimiikin hyvin, mutta kehottaa asentamaan ohjelman, ennen kuin palaveriin voi osallistua. Sen voi kuitenkin välttää, ja tässä itseasiassa siihen ohjevideo, miten pystyy osallistumaan Zoom-palaveriin ilman, että asentaa mitään ohjelmaa omalla koneelle.

Yhteinen tiedostojen säilytyspaikka

Dropbox on kätevä säilytyspaikka tiedostoille ja sieltä voi aina löytää viimeisimmän version. Myös samanaikainen muokkaus onnistuu esim. excel-taulukossa. Näet vaan eri värisenä reunuksina eri ihmisten valitsemat laatikot. Ilmaisversiolla pääsee hyvin alkuun. Kun säilytystilaa tarvitaan enemmän, niin kannattaa siirtyä maksulliseen versioon.

Etätyöskentelypäivän yhteenveto ja seuraava päivä

Kun päivä alkaa olemaan jo pulkassa kannattaa käydä läpi oma lista, ja katsoa mitä kaikkea tuli tehtyä. Samalla voi kirjata jo seuraavan päivän/viikon/kuukauden listaan, jos tuli jotain lisäasioita tehtäväksi. Kun käy läpi päivän listaa, tulee myös tunne että on oikeasti saanut jotain aikaiseksi.

Jos ei ole etätyöskentelytoimistoa kotona, kannattaa työasiat pakata pois näkyvistä. Itselläni on pieni kotitoimisto makuuhuoneessa, jolloin siivoan pöydältä kaikki työhön liittyvät asiat ja laitan ne laatikkoon. Muuten ne kummittelisivat koko illan, ja en pääsisi täysin rentoutumaan. Toki joskus saattaa olla tarvetta vielä avata läppäri illalla ja hoitaa muutamia juttuja. Myös omia vapaa-ajan asioita joutuu monesti hoitamaan tietokoneella, mutta pointti on se että jos kaikki työasiat ovat levällään kaikkialla, niin ne jatkuvasti muistuttavat tekemättömistä tehtävistä ja saattavat ärsyttää.

Etäily vaatii itsekuria ja tunnollisuutta. Toisaalta kyllähän työt pitää saada tehtyä. Toivottavasti nämä vinkit auttavat etäilyssä. Seuraa myös meidän Digilick.com Facebook-sivua, josta tulet löytämään lisää vinkkejä digimaailmaan liittyvistä asioita. Työn iloa kaikille!

Digilick.com on ketterä digitoimisto, jolta saat vaivatta niin kotisivut, hakukoneoptimoinnin, Google Ads-mainonnan kuin mainosvideotkin. Tutustu myös kivijalkaliikkeiden mainospaikkaan, Ostoskortteli.fi-palveluumme. Katso mitä asiakkaamme ovat meistä sanoneet ja ota yhteyttä jo tänään!

#etätyöskentely #etäily #parhaatvinkit #vinkit #digilick #asana #dropbox #zoom #skype #googlehangouts #whatsup #pomidoro #tomaattitekniikka #ergonomia #todolist